Ein Briefing ist ein wichtiger Teil eines jeden Projekts oder Textes. Es umreißt die Ziele, die Strategie, die Zielgruppe, die Prioritäten, die Fristen, die wichtigsten Ergebnisse und alle Spezifikationen für den vorgeschlagenen Content oder das Projekt. Es gibt aber mehr als eine Art von Briefing – in diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede zwischen einem Textbriefing und einem Projektbriefing besprechen.
Allgemein: Was ist ein Briefing und wieso braucht man es als Werbeagentur oder Projekt-Manager?
Egal ob du in einer Werbeagentur arbeitest oder als Projekt-Manager tätig bist – Briefings sind ein entscheidender Bestandteil deiner Arbeit. Ein gutes Briefing hilft, eine klare und präzise Beschreibung dessen zu liefern, was erreicht werden soll und stellt sicher, dass alle Beteiligten des Projekts die gleichen Ziele und Erwartungen haben. Es enthält in der Regel Hintergrundinformationen zu einem bestimmten Thema und zu aktuellen oder jüngsten Entwicklungen.
Briefings können in Form von Textzusammenfassungen oder mündlichen Präsentationen erstellt werden. In der Wirtschaft werden sie oft verwendet, um Entscheidungsträgern, die eine Situation schnell verstehen müssen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, einen Überblick zu verschaffen. Sie können auch von Textagenturen oder Medien wie Zeitungen und Websites verwendet werden, um Nachrichten oder Ereignisse zusammenzufassen.
Briefings erfüllen einen doppelten Zweck: Zum einen dienen sie als effiziente Kommunikationsmethode. Zum anderen ermöglichen sie den Zuhörern/Lesern/Entscheidungsträgern einen Einblick in die wichtigsten Punkte, ohne dass sie alle verfügbaren Datenquellen zu einem bestimmten Thema/Problembereich lesen oder anhören müssen. So triffst du schneller wirksame Entscheidungen. Die Gründe dafür sind:
1. Klare Kommunikation im Briefing
Zu Beginn ist es wichtig zu verstehen, dass ein gutes Briefing eine klare und präzise Beschreibung dessen liefert, was erreicht werden soll. Es legt die Ziele, den Umfang, die Fristen und die erwarteten Ergebnisse des Projekts fest. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Anforderungen des Projekts verstehen und sich darauf einstellen können. Bei einem klaren Briefing entstehen weniger Fragen und Unklarheiten, was dazu beiträgt, dass das Projekt reibungsloser läuft und schneller fertiggestellt werden kann.
2. Vermeiden von Missverständnissen
Wenn das Briefing nicht klar und präzise ist, können ungewollte Missverständnisse entstehen. Dies führt zu einer erhöhten Wahrscheinlichkeit von Fehlern und kann dazu führen, dass sich das Projekt verzögert oder sogar scheitert. Ein gutes Briefing minimiert diese Risiken und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Basis arbeiten.
3. Sicherstellung der Effizienz: Das Briefing braucht Fakten
Durch ein gutes Briefing wird die Effizienz des Projekts gesteigert. Wenn alle Beteiligten die gleichen Informationen haben, können sie schneller und effektiver arbeiten. Ein Briefing reduziert auch die Anzahl der Rückfragen und Klärungen, was Zeit spart und die Gesamtleistung des Projekts erhöht.
4. Reduzierung von Missverständnissen
Eine der wichtigsten Funktionen von Briefings für beispielsweise eine Agentur besteht darin, die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Kommunikationsfehlern zu reduzieren. Wenn alle Beteiligten Zugang zu den gleichen Informationen Zugang haben, ist es weniger wahrscheinlich, dass wichtige Details übersehen werden. Ein gut durchdachtes Briefing sorgt für Klarheit und Transparenz bei der Zusammenarbeit. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite sind, damit sie sich auf die tatsächliche Arbeit konzentrieren können.
5. Messung des Erfolgs: Ziele für das Briefing festlegen und überprüfen
Ein weiterer wichtiger Grund, warum Briefings so wichtig sind, ist, dass sie Kriterien für den Erfolg enthalten sollten. Dies können spezifische Ziele, Leistungskennzahlen (KPIs) oder andere Metriken sein. Ohne eine klare Vorstellung davon, worauf das Team hinarbeitet, ist es schwierig zu beurteilen, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Durch das Festlegen klarer Ziele und Kennzahlen ermöglicht ein Briefing auch das Messen des Fortschritts und der Wirksamkeit.
6. Förderung der Kreativität
Ein Briefing im Online-Marketing bietet klare Anweisungen und Erwartungen an das Team. Durch die Verwendung von kreativen Briefings können jedoch auch Raum für Kreativität und Zusammenarbeit gegeben werden. Teams, die motiviert und inspiriert sind, können in der Regel bessere Ergebnisse erzielen. Ein gutes Briefing sollte also nicht nur klare Anweisungen bieten, sondern auch die Kreativität der Teilnehmer fördern. So können neue Ideen und Innovationen geboren werden. Erschaffe Werbung für deine Marke, die wirklich gesehen wird!
Das Briefing für Texte
Wenn du schon einmal für ein Unternehmen oder eine Agentur Texte geschrieben hast, weißt du wahrscheinlich, wie wichtig es ist, klare Anweisungen zu haben. Ein Textbriefing gibt Textern klare Richtlinien, damit sie genau wissen, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Es ist sozusagen der Leitfaden für den Texter. Es beinhaltet eine schriftliche Übersicht über die Erwartungen und Anforderungen an Website-Texte & Co.
Hier sind einige wichtige Dinge, die in einem guten Briefing enthalten sein sollten:
- Projekt: Ein Briefing einer Agentur sollte immer das betreffende Projekt enthalten. Wenn jedes Teammitglied ein klares Verständnis für das Projekt hat, kann man optimal daran arbeiten und sicherstellen, dass das Ziel erreicht werden.
- Generelle Information und Guidelines: Wenn du ein Projekt startest, stelle sicher, dass alle Beteiligten die generelle Information und Guidelines verstehen. Diese sollten in deinem Briefing enthalten sein, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
- Themen: Ein Textbriefing eines Unternehmens oder einer Agentur sollte klare Richtlinien zu den Themen, über die geschrieben werden soll, enthalten. Es ist wichtig, dass das Thema klar definiert ist, um die Bedürfnisse der Zielgruppe zu erfüllen und das Unternehmen bestmöglich zu vertreten.
- Texttyp: Ob du einen Blogartikel, einen Kategorientext oder eine andere Art von Text benötigst – dies sollte im Briefing deutlich festgehalten sein. Jeder Texttyp erfordert eine andere Herangehensweise und wenn ein Texter weiß, was er schreiben soll, kann er eine bessere Qualität liefern.
- Tonfall: Ein Briefing sollte klare Richtlinien zur Verwendung des richtigen Tons liefern, damit der Texter das Unternehmen genau darstellt.
- Stilrichtlinien: Ein Briefing sollte den Schreibstil des Texters definieren. Beispielsweise können manche Unternehmen eine lockere und informelle Schreibweise bevorzugen, während andere darauf bestehen, dass die Texte formell und professionell klingen. Ein guter Texter muss in der Lage sein, in verschiedenen Stilen zu schreiben – abhängig von der Marke und der Zielgruppe.
- Wortzahl: Die Wortzahl ist eine wichtige Richtlinie für den Texter. Es ist wichtig, dass das Briefing eine genaue Wortzahlangabe enthält. Dadurch erhältst du die Anzahl an Wörtern, die du benötigst.
- Zielgruppe: Ein Briefing ist nur dann von Wert, wenn es die Zielgruppe genau beschreibt. Der Texter muss wissen, wer die Zielgruppe ist, um den Text auf deren Bedürfnisse und Anforderungen zuschneiden zu können. Anweisungen bezüglich der Dinge, die für diese spezielle Gruppe wichtig sind, sollten klar und deutlich im Briefing enthalten sein.
- Fälligkeitsdatum: Ein Fälligkeitsdatum sollte in jedem Textbriefing enthalten sein. So weiß der Texter, wann er den Inhalt abliefern muss.
- Keywords: Wenn bestimmte Keywords im Briefing der Werbeagentur enthalten sind, kann ein Texter sicherstellen, dass der Text optimiert wird und die richtigen Suchbegriffe enthält. Nimm dir vor dem Start Zeit, um die Informationen zu verstehen. Eine klare Aufgabenstellung ist dabei wichtig.
Projektbriefing
Wenn es darum geht, ein Projekt erfolgreich umzusetzen, ist das Projektbriefing einer der wichtigsten Schritte, den viele Unternehmen jedoch häufig unterschätzen oder ganz überspringen. Ein Projektbriefing wird verwendet, wenn mehrere Aufgaben oder Dienstleistungen für ein einziges Projekt erforderlich sind (z.B. für eine Content-Marketingstrategie). Es handelt sich um eine schriftliche Zusammenfassung, die alle notwendigen Informationen enthält, um ein spezifisches Projekt zu planen, durchzuführen und abzuschließen. Es ist ein einfaches Dokument, das die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleistern ist.
Beachte diese Aspekte:
Die Ziele des Projekts
Jeder erfolgreiche Projektstart beginnt mit klaren Zielen und es findet meistens eine Einsatzbesprechung statt. Ein solches Briefing sollte detaillierte Fakten über jedes einzelne Ziel des Projekts enthalten. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein (SMART). Durch die Definition von klaren Zielen wissen alle Beteiligten genau, was von ihnen erwartet wird und welche Ergebnisse in einem bestimmten Zeitrahmen erzielt werden sollen. Somit wird die Zusammenarbeit effektiver und erfolgreicher.
Die Strategie zum Erreichen dieser Ziele: Briefing ist der Schlüssel zum Erfolg
Eine klare Strategie ist unerlässlich, um mit einem Projekt erfolgreich zu sein. Eine Strategie gibt eine Vision zum Erreichen der Ziele und die erforderlichen Maßnahmen vor. Im Projektbriefing sollte daher eine solide Strategie enthalten sein, die den Weg darstellt, wie diese erreicht werden sollen. Du kannst besser nicht nur eine Einsatzbesprechung einplanen. Auf diese Art und Weise kommt jeder zu Worte und du kannst als Agentur oder Unternehmen Ideen für das Briefing sammeln. Dies hilft bei der Ermittlung von Problemen und Herausforderungen, um diese rechtzeitig zu lösen oder zu vermeiden.
Die Zielgruppe: Essenziell im Online-Marketing
Eine Zielgruppe zu definieren ist wichtig. So stellst du sicher, dass das Projekt die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe erfüllt. Im Briefing fürs Projekt solltest du daher spezifische Informationen über deine Zielgruppe bereitstellen. Lege fest, wer deine Zielgruppe ist, was sie brauchen und welche Art von Kommunikation für die Werbung oder Blogbeiträge am effektivsten ist.
Prioritäten/Fristen/Zeitrahmen: Ein Briefing braucht Deadlines!
Zeitmanagement ist einer der wichtigsten Aspekte in jedem Projekt mit einer Agentur. Ein Projektbriefing sollte eine klare Prioritätenliste enthalten, um die wichtigsten Schritte zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie zuerst in Angriff genommen werden. Der Plan sollte auch eine klare Aufstellung der Fristen und des Zeitrahmens enthalten. Damit weiß jeder Beteiligte, welche Aufgaben wann abgeschlossen sein müssen und wie sich dies auf das Projekt insgesamt auswirkt.
Wichtige Ergebnisse/Spezifikationen: Update-Briefing manchmal nötig
Eine präzise Beschreibung von technischen Anforderungen, Funktionalitäten oder sonstigen Spezifikationen sind hier wichtig. Nicht nur das – das Briefing des Projekts sollte angepasst werden, wenn effizientere Herangehensweisen vorhanden sind. Mache dir auch Gedanken über das Webdesign – wer wird die technische Seite übernehmen?
Budget/Ressourcenverfügbarkeit für die Briefings
Eine klare Aufschlüsselung des Budgets und der Ressourcenverfügbarkeit sollte bei Projektstart vorhanden sein. Das sind unabdingbare Informationen, um erfolgreich zu sein. Durch die Festlegung von klaren Grenzen und das Aushandeln von Kosten im Briefing können unnötige Diskussionen und Verschiebungen verhindert werden. Dies hilft auch bei der Einhaltung des geplanten Zeitrahmens und der Erreichung der Projektziele. Berechne auch hier ein Budget für das Design ein. Es ist im Internet von großer Bedeutung – die Vorbereitung dieser Zahlen sorgt dabei, dass du später keine Budgetierungsprobleme hast. Vielleicht kommt auch eine Lagebesprechung infrage.
Briefing-Vorlage: So klappt die Zusammenarbeit
Brauchst du eine Briefing-Vorlage für deine Marketing-Projekte? Dann kannst du dich von uns inspirieren lassen. So kannst du deinen Content planen und für jeden Bereich einen Brief erstellen. Nehme dir einfach ein wenig Zeit und führen auch immer eine Kurzbesprechung mit den Mitarbeitern durch. So weißt du innerhalb des Projektmanagements, ob auch wirklich alle wissen, was ein Kunde oder du erwartest. Erstelle mit unserem Leitfaden Inhalte, die wirklich beim Kunden ankommen.
- Vorstellung des neuen Produkts und dessen einzigartige Merkmale
- Vorteile und Nutzen für Zielkunden hervorheben
- Angebote und Rabatte für die erste Produktbestellung bewerben
- Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte teilen
- Verlinkung zur Website und Aufforderung zum Kauf
Ein Ausflug in eine neue Welt: Wie ein Video-Briefing als Alternative sein sollte
Die digitale Welt entwickelt sich ständig weiter und mit ihr auch die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen. In den letzten Jahren hat sich das Video-Briefing immer mehr für Projekte im Marketing durchgesetzt und ist zu einem beliebten Kommunikationsmittel geworden. Ein Bereich, in dem das Videoformat besonders effektiv sein kann, ist das Briefing von Mitarbeitern. Anstatt traditioneller Textbriefings zu verwenden, können Unternehmen auf ein Video-Briefing umsteigen und so eine neue Welt der Kommunikation erschließen. Welche Möglichkeiten bietet diese neue Art und Weise der Kommunikation ohne geschriebenes Wort aber?
1. Persönlichkeit und Ausdruckskraft
Ein Video-Briefing ist eine großartige Möglichkeit, um als Absender seine Persönlichkeit und Ausdrucksstärke voll zur Geltung zu bringen. Durch Körpersprache, Mimik und Stimme können gewünschte Informationen deutlicher vermittelt und gleichzeitig Emotionen und Engagement gezeigt werden. Es gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie direkt mit dem Absender interagieren. Wenn sie das Gefühl haben, dass der Absender direkt mit ihnen spricht, dann kann das seine Motivation und sein Engagement erhöhen. Zudem trägt ein Video-Briefing dazu bei, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern.
2. Visuelle Unterstützung
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und ein Video kann noch viel mehr erzählen. Durch die Verwendung von visuellen Elementen wie Grafiken, Animationen und Diagrammen können komplexere Informationen verständlicher gemacht werden. Solange sich das Format an eine Briefing-Vorlage hält, kann es komplexe Konzepte anschaulich erklären. Du kannst Daten veranschaulichen oder Produktpräsentationen zeigen. Anleitungen für die Verwendung von neuen Programmen sind in diesem Format ebenfalls verständlicher.
3. Interaktivität und Einbindung
Ein Video-Briefing kann auch interaktive Elemente enthalten, die die Mitarbeiter einbinden und zum Mitmachen anregen. Zum Beispiel können Fragen gestellt werden, auf die die Mitarbeiter antworten müssen, um das Wissen zu überprüfen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter wird das Engagement erhöht und die Botschaften bleiben besser im Gedächtnis. Wie du siehst: Ein Briefing ist mehr als nur eine Anleitung. Es ist die Verbindung zwischen des Projektmanagers und Briefing-Empfängers.
4. Flexibilität und Zugänglichkeit
Ein entscheidender Vorteil von digitalen Briefing-Videos ist die Flexibilität und Zugänglichkeit. Dank der digitalen Natur des Mediums können Mitarbeiter das Briefing jederzeit ansehen, ohne an einen bestimmten Meeting-Termin gebunden zu sein. Dies ermöglicht es ihnen, das Briefing in ihren Tagesablauf zu integrieren und flexibler zu arbeiten. Darüber hinaus können sie das Video von überall aus ansehen – sei es von zu Hause oder vom Büro aus. Das ist besonders für Unternehmen mit verteilten Teams oder internationalen Standorten von Vorteil. Durch die bessere Erreichbarkeit und Flexibilität können Mitarbeiter schneller informiert und geschult werden, was wiederum ihre Effizienz und Produktivität steigert.
5. Wirkungsvolle Präsentation
Ein Video-Briefing ist eine großartige Möglichkeit, wichtige Informationen auf eine ansprechende und effektive Art zu vermitteln. Mit der Verwendung von Musik und professioneller Bearbeitung kann ein Video-Briefing zu einem beeindruckenden Erlebnis werden, das die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf sich zieht. Durch Animationen und andere visuelle Hilfsmittel können komplexe Themen leichter verstanden werden, was die Effektivität der Präsentation erhöht. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Botschaften nachhaltig im Gedächtnis bleiben und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden, ist das Video-Briefing definitiv eine Option, die es zu berücksichtigen gilt.
Fazit
Egal, ob du schriftliche Inhalte bereitstellst oder eine komplette digitale Marketingstrategie entwickelst – es ist wichtig, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und warum es getan werden muss. Hier kommen Briefings ins Spiel:
Definition: Textbriefings enthalten spezifische Anweisungen für schriftliche Inhalte, während Projektbriefings Informationen über mehrere Aufgaben enthalten, die für die Fertigstellung eines einzelnen Projekts erforderlich sind.
Wenn du den Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Briefings verstehst, kannst du deine Projekte besser planen und den Erfolg sicherstellen!